信息处理装置及信息处理装置的控制方法

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信息处理装置及信息处理装置的控制方法\n技术领域\n[0001] 本发明总体上涉及一种信息处理装置及信息处理装置的控制方法，特别是涉及一种具有至外部电子数据的链接信息的电子数据处理技术。\n背景技术\n[0002] 近来，文档的电子化促使向办公环境引进文档数据管理系统，以管理电子数据。一般而言，文档数据管理系统综合地管理存储在各种设备中的文档数据。用户可以对所存储的文档数据执行诸如检索、浏览及下载的操作。\n[0003] 与操作系统(OS)的文件系统类似，文档数据管理系统可以创建包含用以访问另一文件(实体文件)的链接信息的文件(链接数据)。即，链接数据不保持实体数据，而只保持至另一文件的参照信息(路径信息)。链接数据的使用可以防止存在众多具有相同内容的电子数据。盘容量以及电子数据操作中的网络流量可以得到削减。\n[0004] 然而，当参照给定客户端PC(PC1)中的实体文件的链接数据被复制或移动到网络上的共享盘中或者被附加到邮件中并发送该邮件时，会产生以下问题。更具体地说，当不同于PC1的另一客户端PC(PC2)使用该链接数据时，其不能访问实体文件或者会访问错的另一实体文件。\n[0005] 为了解决此问题，例如，日本专利特开第2006-301746号公报公开了一种检查是否存在链接目的地的信息并且如果不存在此类信息则删除该链接信息的技术。日本专利特开第2003-223404号及第2007-011730号公报公开了当将链接数据附加到电子邮件并发送该电子邮件时、切换要将链接数据和参照目的地的实体文件中的何者附加到电子邮件的技术。该确定特别是基于发送目的地的连接状况以及有无访问链接数据的参照目的地的权限而作出的。\n[0006] 然而，根据传统的技术，为了合理地使用链接数据和实体文件，需要管理服务器中的用户信息或者预先设置合理使用的条件。而且，传统技术没有考虑到包含一个或多个文件的所谓的结构化文件包括上述链接信息文件的情况。当在不同设备之间交换结构化文件时，有时会变得无法参照链接目的地。\n发明内容\n[0007] 根据本发明的一个方面，提供一种连接到通信网络的信息处理装置，该信息处理装置包括：指定单元，其指定要移动或复制到预定的数据存储位置的电子数据；数据类型确定单元，其确定由所述指定单元指定的所述电子数据是否是至另一电子数据的链接数据；获取确定单元，其在所述数据类型确定单元确定由所述指定单元指定的所述电子数据是至另一电子数据的链接数据时，确定链接至所述链接数据的所述另一电子数据是否能够被获取；以及文件处理单元，其在所述获取确定单元确定所述另一电子数据能够被获取时，获取所述另一电子数据，并且替代所述链接数据而将所述另一电子数据的副本移动或复制到所述预定的数据存储位置。\n[0008] 根据本发明的另一方面，提供一种连接到通信网络的信息处理装置，该信息处理装置包括：指定单元，其指定要移动或复制到预定的数据存储位置的电子数据；数据类型确定单元，其确定由所述指定单元指定的所述电子数据是否是至另一电子数据的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者；路径信息确定单元，其在所述数据类型确定单元确定由所述指定单元指定的所述电子数据是至另一电子数据的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者时，确定所述链接数据中包含的至所述另一电子数据的路径信息是否是只由所述信息处理装置使用的本地路径信息；获取单元，其在所述路径信息确定单元确定所述路径信息是本地路径信息时，获取经由所述通信网络公共使用的、表示所述预定的数据存储位置的通用路径信息；以及文件处理单元，其在所述获取单元已经获取到表示所述预定的数据存储位置的所述通用路径信息时，将通过用所述通用路径信息替换所述路径信息而获得的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者移动或复制到所述预定的数据存储位置，而在所述获取单元未能够获取到表示所述预定的数据存储位置的所述通用路径信息时，将表示所述路径信息的所述另一电子数据的副本数据和包含所述副本数据的结构化数据中的任意一者移动或复制到所述预定的数据存储位置。\n[0009] 根据本发明的又一方面，提供一种连接到通信网络并且能够发送电子邮件的信息处理装置，该信息处理装置包括：指定单元，其指定要附加到电子邮件的电子数据；数据类型确定单元，其确定由所述指定单元指定的所述电子数据是否是至另一电子数据的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者；路径信息确定单元，其在所述数据类型确定单元确定由所述指定单元指定的所述电子数据是至另一电子数据的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者时，确定所述链接数据中包含的至所述另一电子数据的路径信息是否是只由所述信息处理装置使用的本地路径信息；获取单元，其在所述路径信息确定单元确定所述路径信息是本地路径信息时，获取经由所述通信网络公共使用的、表示所述预定的数据存储位置的通用路径信息；以及邮件发送单元，其在所述获取单元已经获取到表示所述预定的数据存储位置的所述通用路径信息时，将通过用所述通用路径信息替换所述路径信息而获得的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者附加到所述电子邮件并且发送所述电子邮件，而在所述获取单元未能够获取到表示所述预定的数据存储位置的所述通用路径信息时，将表示所述路径信息的所述另一电子数据的副本数据和包含所述副本数据的结构化数据中的任意一者附加到所述电子邮件并且发送所述电子邮件。\n[0010] 根据本发明的又一方面，提供一种连接到通信网络的信息处理装置的控制方法，所述控制方法包括以下步骤：指定要移动或复制到预定的数据存储位置的电子数据；确定在所述指定电子数据的步骤中指定的所述电子数据是否是至另一电子数据的链接数据；当在所述确定所述电子数据是否是链接数据的步骤中确定在所述指定电子数据的步骤中指定的所述电子数据是至另一电子数据的链接数据时，确定链接至所述链接数据的所述另一电子数据是否能够被获取；以及当在所述确定所述另一电子数据是否能够被获取的步骤中确定所述另一电子数据能够被获取时，获取所述另一电子数据，并且替代所述链接数据而将所述另一电子数据的副本数据移动或复制到所述预定的数据存储位置。\n[0011] 根据本发明的又一方面，提供一种连接到通信网络的信息处理装置的控制方法，该控制方法包括以下步骤：指定要移动或复制到预定的数据存储位置的电子数据；确定在所述指定电子数据的步骤中指定的所述电子数据是否是至另一电子数据的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者；当在所述确定所述电子数据是否是链接数据和结构化数据中的任意一者的步骤中确定在所述指定电子数据的步骤中指定的所述电子数据是至另一电子数据的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者时，确定所述链接数据中包含的至所述另一电子数据的路径信息是否是只由所述信息处理装置使用的本地路径信息；当在所述确定路径信息是否是本地路径信息的步骤中确定所述路径信息是本地路径信息时，获取经由所述通信网络公共使用的、表示所述预定的数据存储位置的通用路径信息；以及当在所述获取通用路径信息的步骤中已经获取到表示所述预定的数据存储位置的所述通用路径信息时，将通过用所述通用路径信息替换所述路径信息而获得的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者移动或复制到所述预定的数据存储位置，而当在所述获取通用路径信息的步骤中未能够获取到表示所述预定的数据存储位置的所述通用路径信息时，将表示所述路径信息的所述另一电子数据的副本数据和包含所述副本数据的结构化数据中的任意一者移动或复制到所述预定的数据存储位置。\n[0012] 根据本发明的又一方面，提供一种连接到通信网络并且能够发送电子邮件的信息处理装置的控制方法，该控制方法包括以下步骤：指定要附加到电子邮件的电子数据；确定在所述指定电子数据的步骤中指定的所述电子数据是否是至另一电子数据的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者；当在所述确定所述电子数据是否是链接数据和结构化数据中的任意一者的步骤中确定在所述指定电子数据的步骤中指定的所述电子数据是至另一电子数据的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者时，确定所述链接数据中包含的至所述另一电子数据的路径信息是否是只由所述信息处理装置使用的本地路径信息；当在所述确定路径信息是否是本地路径信息的步骤中确定所述路径信息是本地路径信息时，获取经由所述通信网络公共使用的、表示所述预定的数据存储位置的通用路径信息；以及当在所述获取通用路径信息的步骤中已经获取到表示所述预定的数据存储位置的所述通用路径信息时，将通过用所述通用路径信息替换所述路径信息而获得的链接数据和包含所述链接数据的结构化数据中的任意一者附加到所述电子邮件并且发送所述电子邮件，而当在所述获取通用路径信息的步骤中未能够获取到表示所述预定的数据存储位置的所述通用路径信息时，将表示所述路径信息的所述另一电子数据的副本数据和包含所述副本数据的结构化数据中的任意一者附加到所述电子邮件并且发送所述电子邮件。\n[0013] 本发明能够提供一种能够减少在移动参照另一电子数据的链接数据时可能发生的诸如参照失败的错误的技术。\n[0014] 通过以下参照附图对示例性实施例的描述，本发明的其他特征将变得清楚。\n附图说明\n[0015] 并入且构成说明书的一部分的附图例示了本发明的实施例，并与文字描述一起用于说明本发明的原理。\n[0016] 图1是根据第一实施例的文档管理系统的整体结构的图；\n[0017] 图2是客户端PC的硬件结构的框图；\n[0018] 图3是示出根据第一实施例的文档管理系统的功能块结构的框图；\n[0019] 图4是链接文件的复制处理的概念图；\n[0020] 图5是链接文件的复制处理的操作流程图；\n[0021] 图6是结构化文件的复制处理的概念图；\n[0022] 图7是结构化文件的复制处理的操作流程图；\n[0023] 图8是结构化文件创建处理的详细流程图；\n[0024] 图9是参照结构化文件的链接文件的复制处理的概念图；\n[0025] 图10是链接文件的复制处理(在远程盘之间)的概念图；\n[0026] 图11是链接文件的复制处理(在远程盘之间)的操作流程图；\n[0027] 图12是结构化文件替换处理的详细流程图；\n[0028] 图13是路径信息转换处理的流程图；\n[0029] 图14是另一路径信息转换处理的流程图；\n[0030] 图15是例示链接信息的表；\n[0031] 图16是示出根据第二实施例的文档管理系统的功能块结构的框图；\n[0032] 图17是当将文件附加到电子邮件并发送该电子邮件时的处理的概念图；以及[0033] 图18是例示当创建邮件时的用户界面(UI)的图。\n具体实施方式\n[0034] 现在，参照附图详细说明本发明的优选实施例。应当注意，以下实施例仅为示例，并不限制本发明的范围。\n[0035] (第一实施例)\n[0036] 将执行文档管理客户端应用程序(简称为“文档管理客户程序(document management client)”)的客户端PC作为根据本发明的信息处理装置的第一实施例进行说明。\n[0037] <术语的定义>\n[0038] 链接文件(链接数据)：具有至给定文件(实体文件)的链接信息(路径信息)以便访问该给定文件的文件。\n[0039] 结构化文件(结构化数据)：包含一个或多个其他文件(包括链接文件)的文件。\n[0040] 本地盘：直接连接到运行文档管理客户程序的PC的存储区域。\n[0041] 远程盘：不直接连接到运行文档管理客户程序的PC、并且经由网络等可访问的存储区域。\n[0042] 柜(Cabinet)：由文档管理客户程序使用的文档管理区域。将本地盘中存在的柜称作本地柜。将位于文档管理服务器中并且可从另一客户端公共访问的柜称作共享柜。\n[0043] 本地路径信息：只有特定客户端PC可用的链接信息(路径信息)。\n[0044] 通用路径信息：文档管理系统中的设备(网络中的设备)公共使用的链接信息(路径信息)。\n[0045] <系统结构>\n[0046] 图1是根据第一实施例的文档管理系统的整体结构的图。在文档管理系统中，运行文档管理客户程序301的客户端PC 101、文档管理服务器PC 102和网络多功能外围设备\n103经由通信网络相连接以能够相互通信。用户104操作文档管理客户程序301。\n[0047] 通过操作文档管理客户程序301，用户104可以操作客户端PC 101、文档管理服务器PC 102以及网络多功能外围设备103中的柜中的文件。文档管理客户程序301可以访问本地盘的文件系统。文档管理客户程序301还可以访问由文档管理服务器PC 102和网络多功能外围设备103提供的远程盘。\n[0048] 图1仅示出一个客户端PC 101，但是该网络上可以存在多个客户端PC 101。文档管理客户程序301可以被构造为专用于访问文档管理系统的应用程序或者在Web浏览器上运行的Web应用程序。\n[0049] <客户端PC的硬件结构>\n[0050] 图2是客户端PC的硬件结构的框图。图2所示的硬件结构对应于一般的信息处理装置(PC)的硬件结构。\n[0051] CPU 200执行存储在ROM 202的程序ROM中或从硬盘(HD)209加载到RAM 201的OS和包括文档管理客户程序的各种应用程序。OS代表操作系统。通过CPU 200执行文档管理客户程序来实现各流程图中的处理(稍后描述)。\n[0052] RAM 201用作CPU 200的主存储器、工作区域等。键盘控制器203控制来自键盘\n207和指示设备(未示出)的键输入。显示控制器204控制各种显示器(显示器208)上的显示。盘控制器205控制对存储各种数据的硬盘209、软 (floppy)盘等的数据访问。NC \n206连接到网络并执行对另一连接到网络的设备的通信控制处理。\n[0053] <文档管理系统的功能块结构>\n[0054] 图3是示出根据第一实施例的文档管理系统的功能块结构的框图。图3具体示出了客户端PC 101上运行的文档管理客户程序301的软件结构以及文档管理服务器PC 102上运行的文档管理服务器应用程序(以下简称为文档管理服务程序)的软件结构。图3所示的组成要素是从与本发明相关联的各部中抽取的，并且文档管理系统包括其他组成要素。\n[0055] CPU 200执行文档管理客户程序301以实现文件管理单元302、参照目的地调查单元303、文件替换单元304、文件类型确定单元305、结构化文件调查单元306、改变权限调查单元307、链接信息转换单元308和文件信息存储单元309。\n[0056] 文件管理单元302基于用户经由键盘207或指示设备(未示出)输入的指令来控制文件的复制或移动。注意，“文件的复制”包括将文件从文档管理客户程序301的外部、即从OS管理的文件系统导入到文档管理客户程序301。如<系统结构>中所描述的，文档管理客户程序301可以操作柜和文件系统两者，并且本地盘和远程盘可以为操作目标。不论目标文件是存在于柜或文件系统中还是存在于本地盘或远程盘中，文件管理单元302均能够复制该目标文件。\n[0057] 参照目的地调查单元303是调查链接文件的参照目的地以确定对应于该链接文件的实体文件是存在于本地盘还是远程盘中的功能单元。参照目的地调查单元303可以被构造为确定是否可以实际获取链接文件的参照目的地的实体文件(获取确定单元)。这可以通过向文档管理服务器PC 102或客户端PC 101上的OS进行询问来实现。例如，当文件系统中的“X:\data\test.doc”被设置作为参照目的地时，参照目的地调查单元303向OS询问驱动器名“X”的存储区域是本地盘还是远程盘。\n[0058] 文件替换单元304(文件处理单元)是当确定链接文件的参照目的地是本地盘时、用链接文件的参照目的地的实体文件替换要复制的链接文件的功能单元。\n[0059] 文件类型确定单元305(数据类型确定单元)是确定要复制或移动的文件是链接文件还是结构化文件或者二者都不是的功能单元。\n[0060] 结构化文件调查单元306是调查结构化文件中包含的文件的功能单元。具体地，结构化文件调查单元306调查结构化文件是否包含链接文件。\n[0061] 改变权限调查单元307是调查操作客户端PC 101的用户是否具有改变结构化文件中包含的文件的权限的功能单元。即，改变权限调查单元307调查文件替换单元304用实体文件进行的替换是否可能。\n[0062] 链接信息转换单元308是重写链接文件中保持的链接信息以使得用户可以通过使用复制或移动后的链接文件来正常访问预定的实体文件的功能单元。更具体地说，当链接文件中保持的链接信息是只由客户端PC 101使用的本地路径信息时，链接信息转换单元308将本地路径信息重写为由文档管理系统中的设备(终端)公共使用的通用路径信息。\n[0063] 文件信息存储单元309是在客户端PC 101中管理和保存可由文档管理客户程序\n301使用的文件的功能单元。当从文档管理客户程序301来看时，文件信息存储单元309管理的数据是本地柜数据。\n[0064] 文档管理服务器PC 102的CPU执行文档管理服务程序以实现共享文件管理单元\n312和共享文件信息存储单元313。\n[0065] 共享文件管理单元312是管理向文档管理服务程序输入文件/从文档管理服务程序输出文件的功能单元。例如，当文档管理客户程序301从本地柜向共享柜复制文件时，文件管理单元302将该文件复制到共享文件管理单元312。\n[0066] 共享文件信息存储单元313是在文档管理服务器PC 102中管理和保存可由文档管理客户程序301使用的文件的功能单元。当从文档管理客户程序301来看时，共享文件信息存储单元313管理的数据是共享柜数据。\n[0067] <文档管理系统中的处理>\n[0068] 以下将参照图4至图12详细说明根据第一实施例的文档管理系统中的处理。\n[0069] <模式1：链接文件的复制处理>\n[0070] 图4是链接文件的复制处理的概念图。以下将说明当接受来自用户的用以将链接文件从本地盘复制(或移动)到远程盘的指令时进行的处理。在此情况下，链接文件501位于本地盘中，并且链接文件501的参照目的地是本地盘中的文件502或者远程盘中的文件503。\n[0071] 图5是文档管理客户程序301中的将链接文件从本地盘复制到远程盘的处理的操作流程图。当用户指定到预定数据存储位置的文件(电子数据)的复制处理时，执行以下处理。\n[0072] 在步骤S401中，文件管理单元302确定用户指定的复制处理是否是从本地盘到远程盘的文件复制处理。文件管理单元302用作确定是否将文件复制到网络上的另一终端可以参照该文件的共享存储位置的共享确定单元。该确定不依赖于复制源和复制目的地是文件系统还是柜。如果步骤S401为“是”，则处理进行到步骤S402，如果为“否”，则处理进行到步骤S406。\n[0073] 在步骤S402中，文件类型确定单元305确定要复制的文件是否为链接文件。如果步骤S402为“是”，则处理进行到步骤S403，如果为“否”，则处理进行到步骤S406。\n[0074] 在步骤S403中，参照目的地调查单元303确定链接文件501的参照目的地的实体文件存在于本地盘中还是存在于远程盘中。如果该实体文件存在于本地盘中，则处理进行到步骤S404，如果该实体文件存在于远程盘中，则处理进行到步骤S406。在步骤S404中，文件替换单元304调查是否可以获取链接文件501的参照目的地的实体文件。如果可以获取该实体文件，则处理进行到步骤S405，如果不能获取该实体文件，则处理进行到步骤S406。\n在步骤S405中，用参照目的地的实体文件502来替换要复制的链接文件501。\n[0075] 在步骤S406中，将目标文件复制到用户指定的远程盘中。更具体地说，当处理经过步骤S405到达了步骤S406时，实体文件502的复制数据被复制到远程盘。当处理从另一步骤直接到达了步骤S406时，用户指定的链接文件501被复制到远程盘。\n[0076] <模式2：结构化文件的复制处理>\n[0077] 图6是结构化文件的复制处理的概念图。下面，将说明当接受来自用户的用以将结构化文件从本地盘复制(或移动)到远程盘的指令时进行的处理。在此情况下，结构化文件701位于本地盘中并包含链接文件702。链接文件702的参照目的地是本地盘中的文件704或者远程盘中的文件705。\n[0078] 图7是文档管理客户程序301中的将结构化文件从本地盘复制到远程盘的处理的操作流程图。图8是结构化文件创建处理(S603)的详细流程图。\n[0079] 在步骤S601中，文件管理单元302确定用户指定的复制处理是否是从本地盘到远程盘的文件复制处理。该确定不依赖于复制源和复制目的地是文件系统还是柜。如果步骤S601为“是”，则处理进行到步骤S602，如果为“否”，则处理进行到步骤S604。\n[0080] 在步骤S602中，文件类型确定单元305确定要复制的文件是否是结构化文件。如果步骤S602为“是”，则处理进行到步骤S603，如果为“否”，则处理进行到步骤S604。\n[0081] 在步骤S603中，通过替换原始结构化文件中的文件来创建结构化文件。\n[0082] 在步骤S605中，结构化文件调查单元306确定结构化文件中包含的所有文件是否均已被检查。如果存在未被检查的文件，则在步骤S606中结构化文件调查单元306从结构化文件中选择一个文件。在步骤S607中，文件类型确定单元305检查所选择的文件是否是链接文件。\n[0083] 在步骤S608中，参照目的地调查单元303检查链接文件的参照目的地是否是本地盘中的文件。在步骤S609中，文件替换单元304检查是否可以获取链接文件的参照目的地。\n如果步骤S609为“是”，则在步骤S610中确定是否已经准备了结构化文件副本。如果在步骤S610中确定尚未准备结构化文件副本，则在步骤S611中文件替换单元304创建结构化文件副本。\n[0084] 在步骤S612中，文件替换单元304用参照目的地的实体文件704来替换结构化文件副本中的链接文件702。\n[0085] 在步骤S604中，目标文件被复制到用户指定的远程盘中。更具体地说，当处理经过步骤S603到达了步骤S604时，包含实体文件704的结构化文件被复制在远程盘中。当处理从另一步骤直接到达了步骤S604时，用户指定的结构化文件701被直接复制到远程盘中。\n[0086] <模式3：参照结构化文件的链接文件的复制处理>\n[0087] 图9是参照结构化文件的链接文件的复制处理的概念图。通过图5和图7的组合来实现当接受来自用户的用以将结构化文件从本地盘复制(或移动)到远程盘的指令时进行的处理。因此，将省略该操作流程图的描述。\n[0088] 链接文件801位于本地盘中，其参照目的地是本地盘中的文件802或远程盘中的文件803。文件802和803是结构化文件。结构化文件802中包含的链接文件804的参照目的地是本地盘中的文件805或远程盘中的文件806。\n[0089] 如果链接文件801的参照目的地是在将链接文件801复制到远程盘时的结构化文件803，则直接复制链接文件801。如果参照目的地是结构化文件802，则复制由文件替换单元304替换的结构化文件807。根据原始链接文件804的参照目的地，文件替换单元304用文件805来替换结构化文件807中包含的链接文件808。\n[0090] 图10是当将链接文件从远程盘复制到另一远程盘时的概念图。\n[0091] 链接文件1001位于远程盘中，并且其参照目的地是结构化文件1002。结构化文件\n1002中的链接文件1003参照本地盘中的文件1004或远程盘中的文件1005。\n[0092] 当用户104具有改变结构化文件1002的权限时，用实体文件1004替换链接文件\n1003，并且将链接文件1001复制到远程盘中。当用户104不具有改变结构化文件1002的权限时，将结构化文件1002复制到远程盘中。根据原始链接文件1003的参照目的地，用文件1004替换复制的结构化文件1007中包含的链接文件1008。\n[0093] 图11是文档管理客户程序301中的将参照结构化文件的链接文件从远程盘复制到另一远程盘的处理的操作流程图。图12是结构化文件替换处理(S907)的详细流程图。\n[0094] 在步骤S901中，文件管理单元302检查是否将文件从远程盘复制到另一远程盘中。与图5和图7类似，该确定不依赖于复制源和复制目的地是文件系统还是柜。如果步骤S901为“是”，则处理进行到步骤S902，如果为“否”，则处理进行到步骤S905。\n[0095] 在步骤S902中，文件类型确定单元305确定要复制的文件是否为链接文件。如果步骤S902为“是”，则处理进行到步骤S903，如果为“否”，则处理进行到步骤S905。\n[0096] 在步骤S903中，文件类型确定单元305确定要复制的文件是否为结构化文件。如果步骤S903为“是”，则处理进行到步骤S904，如果为“否”，则处理进行到步骤S905。\n[0097] 在步骤S904中，改变权限调查单元307检查用户104是否具有改变结构化文件的权限。如果用户104具有权限，则处理进行到步骤S907，如果用户104不具有权限，则处理进行到步骤S906。\n[0098] 在步骤S907中，替换链接文件的参照目的地的结构化文件中的文件。\n[0099] 步骤S908至S912中的处理与图8的步骤S605至S609中的处理相同，因此将省略其描述。在步骤S913中，文件替换单元304用链接文件的参照目的地的实体文件替换结构化文件中的链接文件。在步骤S905中，文件管理单元302复制参照结构化文件的链接文件。\n[0100] 如果在步骤S904中改变权限调查单元307确定用户104不具有改变权限，则文件管理单元302复制结构化文件本身。之后，新创建结构化文件副本，与步骤S605至S612类似。\n[0101] <模式4：链接文件的路径转换处理>\n[0102] 下面将说明在假设要复制(或移动)的文件不是在柜中被共享而是经由网络在文件系统中被共享的情况下进行的处理。在上述任意模式下，即使参照目的地调查单元303确定目标文件存在于本地盘中，也检查网络上的另一用户是否可以参照参照目的地的文件。如果文件经由网络在文件系统中被共享，则链接文件中包含的链接信息(路径信息)被转换。以下的链接信息转换使得不需要用实体文件进行替换，通过使用复制目的地的链接文件就能够正常参照参照目的地的实体文件。\n[0103] 图13和图14是用于转换链接文件中包含的路径信息的处理的流程图。图14与图13的不同之处仅在于步骤S1202。\n[0104] 在步骤S1101中，检查链接文件的参照目的地(实体文件)是否存在于文件系统上。如果链接文件的参照目的地存在于文件系统上，则处理进行到步骤S1102，如果链接文件的参照目的地不存在于文件系统上，则处理进行到步骤S1104。\n[0105] 在步骤S1102中，参照目的地调查单元303检查存储实体文件的驱动器是否是安装好的网络驱动器(路径信息确定单元)。例如，参照目的地调查单元303确定驱动器是否由“X:\data\test.doc”来表示。如果驱动器是安装好的驱动器，则处理进行到步骤S1103，如果不是，则处理进行到步骤S1104。\n[0106] 在图14的步骤S1202中，参照目的地调查单元303检查存储文件的文件夹是否是共享的。\n[0107] 在步骤S1103中，链接信息转换单元308将链接文件的参照目的地信息转换成可从网络上的另一客户端PC参照的格式。\n[0108] 图15是例示由链接信息转换单元308转换的链接信息的表。\n[0109] 转换前的链接信息1301采用遵照作为本地驱动器安装的文件系统的表示。更具体地说，包含安装时的驱动器名的格式被用作只在本地PC中有效的地址表示。转换后的链接信息1302采用UNC(通用命名规范，Universal Naming Convention)标记法。UNC是一种由多个连接到网络的计算机公共使用的地址表示。UNC主要在微软公司出售的作为操作系统(OS)的Windows 中使用。\n[0110] 请注意，转换后的链接信息可以遵照其他描述方法，只要其描述是可以由多个连接到网络的计算机公共使用的地址表示即可。例如，可以使用URI(统一资源标识符，Uniform Resource Identifier)标记法。\n[0111] 在步骤S1104中，进行文件替换处理。该处理与图5中的步骤S404和S405相同，其描述将不再重复。\n[0112] 如上所述，当从用户接受文件复制处理时，根据第一实施例的信息处理装置用参照目的地的实体文件替换链接文件，然后执行复制处理。信息处理装置具体根据文件在复制前后的存储位置以及文件的类型来执行该替换。当复制参照另一文件的链接文件或包含该链接文件的结构化文件时，这种布置使得用户能够基于所复制的文件来访问适当的实体文件。\n[0113] 即使在结构化文件具有多级嵌套结构时，用户也能够通过递归地执行前述处理来访问适当的实体文件。\n[0114] (第二实施例)\n[0115] 第二实施例将说明当将文件附加到电子邮件并发送该电子邮件时的处理。系统结构(图1)和硬件结构(图2)与第一实施例中的几乎相同，因此将不再重复其描述。邮件发送与一般的文件复制或移动的不同之处主要在于由文件创建链接文件的附加处理。\n[0116] <文档管理系统的功能块结构>\n[0117] 图16是示出根据第二实施例的文档管理系统的功能块结构的框图。图16与图3的不同之处在于CPU 200执行文档管理客户程序301以进一步实现能够发送电子邮件的邮件创建单元1401。\n[0118] 当用户104将文件附加到电子邮件并发送该电子邮件时，邮件创建单元1401根据文件的存储位置和文件的类型，用参照目的地的实体文件替换链接文件。然后，邮件创建单元1401将文件附加到电子邮件并发送该电子邮件。\n[0119] <模式5：通过电子邮件的文件发送处理>\n[0120] 图17是当将文件附加到电子邮件并发送该电子邮件时的处理的概念图。\n[0121] 在步骤S1501中，邮件创建单元1401确定要发送的文件是存在于本地盘中还是存在于远程盘中。如果邮件创建单元1401确定文件存在于本地盘中，则处理进行到步骤S1502；如果文件没有存在于本地盘中，则处理进行到步骤S1504。\n[0122] 在步骤S1502中，邮件创建单元1401获取文件并压缩所获取的文件。在步骤S1503中，邮件创建单元1401将在步骤S1502中压缩的文件附加到电子邮件。此时，当压缩文件的大小超出用户预先设置的阈值时，显示单元(未示出)可以显示警告信息。还可以由用户将文件复制到预定的远程盘区域、创建至该文件的链接文件并附加该链接文件。\n[0123] 在步骤S1504中，邮件创建单元1401创建文件的链接文件。在步骤S1503中，邮件创建单元1401将在步骤S1504中创建的链接文件附加到电子邮件。\n[0124] 当用户选择的用于邮件发送的文件是链接文件时，执行与图5的流程图相同的处理。当用户选择的文件是结构化文件时，通过图7和图17中的处理的组合来实现该处理，因此将不再重复其描述。\n[0125] 图18是例示当创建邮件时的用户界面(UI)的图。该UI仅为示例，本发明并不限于此。可以将邮件创建窗口和邮件程序作为文档管理客户程序301的部分功能或者作为另一应用程序来进行准备。\n[0126] 附图标记1601表示列出存储文件的文档管理客户程序301的主UI。在此情况下，用户104选择文件1602。当用户从菜单1603中选择“邮件发送”时，执行图17中的处理。\n然后，出现邮件发送窗口1604。要附加的文件1605是用户104选择的文件本身或者是链接文件。\n[0127] 如上所述，当从用户接受将文件附加到电子邮件的处理时，根据第二实施例的信息处理装置根据文件的存储位置，用参照目的地的实体文件来替换链接文件，然后执行复制处理。这种布置使得接收电子邮件的用户能够接收实体文件或者可访问到正确实体文件的链接文件。\n[0128] (其他实施例)\n[0129] 还可以通过读出并执行存储设备上记录的程序以执行上述实施例的功能的系统或装置的计算机(或者诸如CPU或MPU的设备)来实现本发明的各方面，以及通过由例如读出并执行存储设备上记录的程序以执行上述实施例的功能的系统或装置的计算机执行各步骤的方法来实现本发明的各方面。为此，例如经由网络或从用作存储设备的各种类型的记录介质(例如，计算机可读介质)将程序提供给计算机。\n[0130] 虽然参照示例性实施例对本发明进行了描述，但是应当理解，本发明并不限于所公开的示例性实施例。应当对所附权利要求给予最宽的解释，以使其涵盖所有这类变型以及等同结构和功能。